Начальник Службы по документообороту, организационным вопросам и связям с общественностью

Договорная

О вакансии

Обязанности: ·       Контролирует своевременное исполнение распоряжений, приказов и поручений первого руководителя Общества; ·      Контролирует сроки исполнения и прохождение контрольных документов, а также поручений Генерального директора, заместителей Генерального директора Общества; ·     Контролирует состояние исполнительской дисциплины, постановку документов на контроль, снятие с контроля исполненных документов; ·     Контролирует предоставление отчетов для непосредственного руководителя по исполнению/неисполнению контрольных документов, а также поручений Генерального директора, заместителей Генерального директора;                                    ·     Контролирует ознакомление работников с актами руководства Общества и внутренними нормативными документами Общества; ·     Контролирует соблюдение требований при работе с документами, составляющими служебную, коммерческую и иную, охраняемую законодательством Республики Казахстан, тайну, в том числе с грифом «Конфиденциально»; ·     Контролирует исполнение ключевых показателей деятельности в соответствии с утвержденной картой целей административного работника на соответствующий период; ·     Контролирует сдачу документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив; ·     Контролирует корректное ведение работы с организационно-распорядительными документами Общества; ·     Контролирует соблюдение полномочий при подписании документов соответствующими уполномоченными лицами Общества (исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных и иных документов). ·      Контролирует проведение официальных приемов и встреч с иностранными и казахстанскими партнерами Общества на территории Общества; ·     Контролирует организацию церемонии подписания соглашений, меморандумов и других международных документов с участием Общества (при необходимости; ·   Контролирует подготовку материально-технической базы для проведения переговоров с подрядными организациями, субподрядчиками, партнерами Общества; ·  Контролирует формирования заявок на год для включения в Бюджет Общества; ·     Контролирует формирование бюджетных заявок с детальными расшифровками и обоснованиями в установленные сроки; ·  Контролирует своевременную подачу заявок на внесение изменений и дополнений в План Закупок Общества на предмет приобретения ТРУ; ·  Контролирует своевременную подачу и подает заявки на осуществление платежей по приобретаемым ТРУ; ·  Контролирует выдачу канцелярских товаров на складе работникам Общества согласно поданному требованию. ·  Контролирует предоставление данных по установленным отчетам и запросам Единственного акционера и государственных органов; ·  Контролирует сопровождение системы электронного документирования и документооборота в целом в Обществе; ·      Контролирует работы во внедрении и обеспечении надлежащего функционирования системы электронного документооборота; ·      Определяет вместо с заинтересованными лицами необходимость внедрения новых процедур в операционную деятельность Общества и обеспечивает действие существующих процедур; ·      Контролирует проведения ревизии организационно-распорядительных документов; ·      Организует систематизацию работы в Обществе по изготовлению, учету (централизованному), хранению, использованию и уничтожению печатей, штампов и фирменных бланков; ·      Готовит доклады, презентаций, выступлений, интервью, а также информационных материалов для первого руководителя Общества в области международного сотрудничества, участия Общества в международных и отечественных выставках и конференциях; ·      Контролирует и проверят при согласовании издаваемых в Обществе организационно-распорядительных документов, в том числе на предмет необходимости их издания, а также соблюдения требований к их оформлению, содержанию; ·      Контролирует предоставление ответов на запросы Единственного акционера и государственных органов по вопросам, касающимся деятельности Службы. ·       Разрабатывает и реализовывает медиа-планы Общества; ·        Проводит РR-акций, способствующих формированию положительного имиджа деятельности Общества, в т.ч. плановое и оперативное информирование казахстанской и зарубежной общественности о деятельности Общества через республиканские и зарубежные СМИ; ·       Координирует работы по сопровождению официального сайта Общества; ·       Сопровождает работы, включая согласование материалов, в качестве Веб-редактора для размещения информации, а также подготовленных материалов на официальном сайте Общества; ·       Проводит работы по предотвращению распространения через СМИ недостоверной, непроверенной и негативной информации об Обществе. ·      Консолидирует ВНД Общества, обеспечивает создание единой базы ВНД (в т.ч. электронной); ·      Формирует план корректировок ВНД Общества и ознакамливает заинтересованные структурные подразделения с ним; ·        Разрабатывает и актуализирует ВНД согласно установленным требованиям; ·      Осуществляет распределение и систематизацию ВНД по соответствующей классификации; ·       Контролирует соблюдение требований к оформлению, составлению проектов приказов/распоряжений при согласовании проектов документов; ·      Ознакамливает с ВНД работников Общества и консультирует их по вопросам документооборота; ·      Оказывает методологическую помощь в разработке положений о структурных подразделениях Общества и должностных инструкций работников. ·      Обеспечивает сохранность вверенных в Службу ОС и ТМЗ; ·      Принимает ОС и ТМЗ Службы по количеству и качеству в соответствии с установленными правилами и ведет их учет; ·      Контролирует своевременное и обоснованное списание, перемещение ТМЗ и ОС; ·       Является материально ответственным лицом (далее – МОЛ); ·       Проводит ежегодную инвентаризацию ТМЦ и ОС Общества, на основе приказа о составе рабочей группы. ·      Формирует и предоставляет отчетность по деятельности Службы в рамках совершенствования системы внутреннего контроля Общества; ·      Составляет, корректирует и контролирует исполнение дорожной карты по развитию документооборота; ·      Формирует отчет по исполнению дорожной карты по развитию документооборота и предоставляет Единственному акционеру и руководству Общества; ·     Рассматривает заявления, жалобы и иные материалы по вопросам, входящим в компетенцию Службы, и подготавливает по ним заключения, предложения и/или ответы; ·      Подготавливает ответы на запросы Единственного акционера и государственных органов по вопросам, касающимся деятельности Службы; ·      Представляет интересы Общества во всех государственных органах, компаниях, общественных объединениях, а также в отношениях с иными юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Службы; ·      Консультирует работников Общества по вопросам, относящимся к компетенции Службы; ·      Участвует в совещаниях и заседаниях Общества, в составе рабочих групп и комиссий по вопросам, относящимся к компетенции Начальника Службы. ·      Руководит работой административного сопровождения деятельности Общества, в том числе организационно-протокольное обеспечение; ·     Обеспечивает надлежащее функционирования каналов приема входящей корреспонденции, в т.ч. обращений физических и юридических лиц; ·     Обеспечивает контроль за соблюдением полномочий при подписании документов соответствующими уполномоченными лицами Общества (исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных и иных документов); ·     Обеспечивает работу по языковым переводам документов в Обществе; ·      Определяет потребность Общества в подписке на периодические издания (газеты, журналы) совместно с генеральным директором Общества; ·      Занимается систематизацией работы в Обществе по изготовлению, учету (централизованному), хранению, использованию и уничтожению печатей, штампов и фирменных бланков; ·     Проводит работы по предотвращению распространения документов, предназначенных для служебного пользования, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, с использованием мессенджеров (WhatsApp, Viber, Telegram и др.), не являющихся системой электронного документооборота Общества, а также иными способами, позволяющими несанкционированное распространение конфиденциальных сведений. ·     Организовывает процедуры изучения социально – психологического климата в коллективе; ·      Осуществляет руководство социологической работой Общества, направленной на формирование стабильных трудовых коллективов, развитие организационной культуры, использование социально-психологических факторов трудовой мотивации работников, повышения их социальной и творческой активности, удовлетворенности трудом с целью максимального развития и использования трудового потенциала каждого работника; ·     Обеспечивает разработку и реализацию целевых программ и планов социального развития на основе социальных прогнозов и моделирования социальных процессов, в соответствии с Кадровой политикой Общества; ·      Проводит работу по стабилизации трудовых коллективов, совершенствованию социальной структуры персонала, его профессионально-квалификационного состава, организует подготовку предложений по регулированию численности работников, укреплению дисциплины и организованности, созданию и поддержанию благоприятного социально-психологического климата в коллективе, оптимальных межличностных и межгрупповых связей; ·      Организует изучение условий и содержания труда и их влияния на удовлетворенность трудом, разработку мероприятий по улучшению эргономических условий; ·     Руководит работой по совершенствованию системы материальных и нематериальных стимулов повышения трудовой и социальной активности работников; ·     Координирует и проводит работу исполнения программ по социальной поддержке малоимущих слоев населения района и поселка Шалкия; ·     Ведет базу данных по категориям - малоимущих пенсионеров, инвалидов и других уязвимых слоев населения совместно с работниками Управления; ·     Организует работу по привлечению бюджетных и внебюджетных средств на социальные нужды уязвимых слоев населения; ·     Организует работу по проведению благотворительных мероприятий; ·     Координирует взаимодействие с государственными, общественными, благотворительными, религиозными организациями и коммерческими структурами по выполнению программ социальной защиты малоимущих граждан; ·     Мониторит проведение работ Общества по социальной поддержке населения и вносит предложения по улучшению проводимых работ; ·      Организует работу по освещению в социальных сетях и средствах массовой информации оказываемой социальной поддержки населения и трудового коллектива; ·     Осуществляет и организовывает прием граждан по вопросам социальной поддержки населения, и рассмотрение, а также учет пись¬менных, устных обращений и заявлений граждан; ·      Разрабатывает предложения по предоставлению различных социальных льгот работникам Общества;  ·      Организует консультирование работников Общества по вопросам компенсаций расходов на жилье, образование детей, предоставлению транспорта для поездок на работу и медицинскому обслуживанию; ·     Организует проведение лекций, семинаров по изучению работниками предприятия социально-психологических методов управления социальными процессами, оказание методической помощи подразделениям в разработке мероприятий по социальному развитию трудовых коллективов, координирует их деятельность по выявлению и использованию социальных резервов производства и реализации целевых комплексных социальных программ; ·     Готовит списки работников, подлежащих социальному страхованию; ·     Обеспечивает разработку и реализацию мер по сохранению здоровья и повышению содержательности досуга работающих, удовлетворению потребностей в жилье и бытовом устройстве, разнообразных услуг. ·     Распределяет обязанности между работниками Службы и контролирует исполнение работ; ·     Согласует индивидуальные планы развития работников и контролирует их исполнение; ·     Формирует бюджет Службы на предстоящий год, по мере необходимости проводит корректировку бюджета и следит за его исполнением; ·      Представляет интересы Службы перед руководством Общества; ·     Участвует в проведении интервью на вакантные должности Службы; ·     Контролирует прохождение испытательного срока новыми работниками Службы, осуществляет наставничество; ·      Реализует мероприятия по обеспечению социальной стабильности в Обществе; ·       Осуществляет работы по выявлению и учету граждан, нуждающихся в социальной помощи; ·       Организует работу проведения благотворительных мероприятий; ·       Исполняет законодательства, решения и постановления местных органов законодательной и исполнительной власти по вопросам социального обслуживания местного населения (Жанакорганский р-н), предоставлению льгот; ·       Взаимодействует с государственными, общественными, благотворительными, религиозными организациями и коммерческими структурами по выполнению программ социальной защиты малоимущих граждан; ·      Проводит работы по освещению в социальных сетях и средствах массовой информации оказываемой социальной поддержки населения и трудового коллектива; ·      Осуществляет прием граждан по вопросам социальной поддержки населения, и рассмотрение, а также учет письменных, устных обращений и заявлений граждан. ·      Контролирует своевременность и полноту идентификации рисков в рамках сферы деятельности; ·      Выявляет возможные случаи возникновения риска, реальных или потенциальных, отрицательных тенденций, свидетельствующих об усилении риска, анализ факторов, вызывающих риск, и оценка масштабов предполагаемого убытка; ·      Ищет способы предупреждения риска и реагирования на них; ·      Проводит мониторинг выполнения мероприятий по устранению и снижению вероятности и нежелательных последствий рисков, информирует вышестоящего руководителя; ·      Обеспечивает недопущение использования информации, доступ к которой предоставлен в связи с исполнением должностных обязанностей, в целях получения выгод, в том числе через посредников; ·      Сообщает руководству о фактах коррупционных действий; ·      Обеспечивает недопущение проявления взяточничества и коррупции в Службы. ·  Осуществление иных функций, предусмотренных законодательством Республики Казахстан и внутренними нормативными документами Общества. Требования: ·      Знание основ правил охраны недр и окружающей среды; ·      Знание Правил и норм безопасности и охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты; ·      Знание Правил и норм в области гражданской защиты, и производственной безопасности; ·      Знание Закона РК «Об акционерном обществе», Закона Республики Казахстан «О Фонде национального благосостояния» и Закона «О недрах и недропользовании»; ·      Знание Трудового кодекса РК; ·      Знание Закона РК «О пенсионном обеспечении»; Закона РК «О занятости населения»; Закона РК «О персональных данных и их защите»; ·         Знание стандартов документирования/администрирования и управления документацией. Условия: Высшее профессиональное образование в области экономики/корпоративного менеджмента, юриспруденций/финансов; Опыт работы не менее 5 (пять) лет, не менее 5 лет на аналогичных должностях, на руководящих должностях не менее 3 (три) лет; Предпочтительно наличие дипломов и сертификатов, подтверждающих профессиональное повышение квалификации в области ведения документооборота и делопроизводства (курсы, семинары, тренинги). Место нахождения Общества: Кызылординская область, Жанакорганский район, п. Шалкия. Официальное трудоустройство на Конкурсной основе. График работы: 5/2.