Старший администратор

Договорная

О вакансии

Обязанности: Организовывает бесперебойное административно-хозяйственное обеспечение деятельности регионального подразделения, включая все его офисы, абонентские отделы, Кселл Сторы, дата-центры. Участвует в процессах планирования и внесения изменений в планы Компании в своей части: рассчитывает потребности, планирует бюджеты и план закупок по филиалу/региональном офису. Разрабатывает планы капитальных и текущих ремонтов зданий и прилегающих территорий, контролирует состояние зданий и прилегающих территорий в филиале/региональном офисе. Координирует вопросы закупа: составляет заявки по позициям централизованных закупов, разрабатывает технические задания и организовывает закупочные процессы по позициям, закупаемым регионом из одного источника. По ремонтным работам, закупленным из одного источника, организует проведение ремонтных работ на месте, получает необходимые согласования и разрешения, составляет дефектные акты, сметы, представляет интересы Компании в оперативных отношениях с подрядчиком, организует и проводит приемку работ. По работам, закупаемым централизованно организует все необходимые взаимодействия с Административным департаментом: инициирует процессы дефектования, осмечивания, приемки, информирует о статусе и ходе работ; контролирует оперативный ход работ и оперативные взаимоотношения с подрядчиками, получает необходимые согласования и разрешения; Организовывает бесперебойные процессы, контролирует обеспечение чистоты и порядка в помещениях и на прилегающих территориях филиала/регионального офиса, включая внешнее состояние фасадов, зданий и сооружений, контролирует качество предоставляемых услуг, осуществляет приемку выполненных работ, контролирует наличие, качество и расход товаров санитарно-гигиенического назначения. Организовывает бесперебойные процессы по обслуживанию зданий и сооружений филиала/регионального офиса, контролирует ход и качество работ, подает заявки на обслуживание, оперативно взаимодействует с подрядчиками, принимает работы. Организовывает бесперебойное обеспечение подразделений филиала/регионального офиса коммунальными услугами в области своей компетенции, представляет Компанию во взаимодействии с коммунальными службами и поставщиками коммунальных услуг. Осуществляет оформление, переоформление и регистрацию правоустанавливающих и технических документов на здания и земельные участки филиала/регионального офиса, как собственные, так и арендуемые. Осуществляет работу по обеспечению пожарной безопасности филиала/регионального офиса, представляет Компанию во взаимоотношениях с централизованными подрядчиками по обслуживанию пожарных систем (сигнализация, тушение, дымоудаление), контролирует качество и ход работ, обеспечивает приемку, обеспечивает наличие и работоспособность оборудования и инвентаря для пожаротушения. Следит за сохранностью и техническим состоянием основных средств филиала/регионального офиса в области своей компетенции, включая их ремонт и восстановление. Принимает централизованные поставки товаров, работ и услуг по количеству и качеству в пределах полномочий, взаимодействует с Административным департаментом в рамках подготовки претензий. Организовывает распределение, контролирует обеспечение персонала, абонентских отделов, Кселл сторов филиала/регионального офиса всем необходимым в пределах своей компетенции. Контролирует техническое состояние и работоспособность служебных автомашин филиала/регионального офиса, организовывает техническую поддержку, мойку, техосмотр и прочее. Представляет интересы компании во взаимоотношениях с третьими лицами (СпецЦОНы, органы внутренних дел, страховые компании, стороны ДТП и т.д.) в рамках расследований, определения и возмещения ущерба, получения страховых выплат и т.д., выезжает на места происшествий, контролирует правильность заполнения документов. Проверяет и контролирует оплату административных взысканий за нарушения ПДД, зафиксированных системами видеофиксации. Осуществляет прием и проверку заявок от водителей и дефектных актов на ремонт и техническое обслуживание автомобилей компании. Своевременно производит передачу обработанных и подписанных договоров компании в центральный офис (в группу хранения документов Административного департамента) в установленном порядке. Ведёт работу с входящей/исходящей корреспонденцией, приемкой и отправлением грузов филиала/регионального офиса. Представляет интересы Компании в государственных и других уполномоченных органах: акимат, налоговый комитет, СЭС, пожарные инстанции, и другие учреждения, и организации. Представляет интересы Компании в правоохранительных органах РК по вопросам неправомерных действий относительно имущества Компании. Принимает участие в процессах покупки и аренды административной недвижимости в регионе. Осуществляет процесс регистрации недвижимости Компании в государственных органах. Организует доставку и рациональное размещение закупленных товаров для филиала/регионального офиса. Осуществляет загрузку в SAP следующих документов: PR, PO, IR, AR, CM, PoA в пределах филиала/регионального офиса. Осуществляет процесс оформления в установленном порядке документов на закупаемые, переданные и расположенные в филиале/региональном офисе Компании основные средства и товарно-материальные запасы: своевременно осуществляет отправку оформленных документов в центральный офис Компании. Ведет контроль и учет, следит за рациональным использованием и сохранностью имущества и товарно-материальных запасов Компании в филиале/региональном офисе. Обеспечивает своевременное выбытие основных средств и списание товарно-материальных запасов. Следит за рабочим состоянием, своевременно организует ремонтные работы имущества Компании в филиале/региональном офисе. Несет ответственность за сохранность вверенных ему материальных ценностей. Участвует в процессе инвентаризации основных средств и товарно-материальных запасов Компании в филиале. Осуществляет работу по обеспечению пожарной безопасности охраны офиса и безопасности труда сотрудников филиала. Контролирует соблюдением сотрудниками филиала правил и норм охраны труда и техники безопасности. Разрабатывает и вносит предложение по совершенствованию административно-хозяйственной деятельности. Подготавливает и предоставляет руководителю и заинтересованным лицам/подразделениям в Компании документы о выполненной работе в установленном формате. Исполняет акты работодателя. Требования: Образование Уровень: Высшее Стаж работы: 2 года и более со специализацией по данному направлению. Знание правил и норм охраны труда и техники безопасности в рамках деятельности своего подразделения. Знание законодательных и иных нормативно-правовых актов РК, методических и иных материалов, касающихся порядка заключения договоров с поставщиками; основы рыночной экономики; методы установления деловых контактов; формы и порядок оформления приемосдаточных документов; основы организации материально-технического обеспечения и погрузочно-разгрузочных работ. Знания и навыки составления сметного расчета и Технических заданий на строительно-монтажные работы.